Страх воинского учета и боль организаций в 2023 году

С 1 октября 2023 г. вступил в силу Федеральный закон от 31.07.2023 № 404-ФЗ "О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях", который предусматривает шестизначные штрафы (от 350 000 до 500 000 рублей) для организаций за несоблюдение требований по воинскому учету.

Как его вести? Как он устроен и кто за него отвечает? С чего и как начать воинский учет?

Мы подготовили для вас памятку с пошаговым алгоритмом, которая поможет разобраться в нововведении и понять с чего начинать.

Поставьте организацию на воинский учет в территориальном военном комиссариате или органе местного самоуправления.

Для этого, подготовьте приказ об организации ведения воинского учета, в котором пропишите ответственное лицо. Согласуйте ответственного в военном комиссариате.

Кто ведет воинский учет в организации?

Как правило, воинский учет на предприятии ведут сотрудники отдела кадров. Этот функционал должен быть прописан в их должностных инструкциях или приказах о назначении. Количество ответственных за воинский учет сотрудников зависит от числа работников, подлежащих воинскому учету:

- если на воинском учете состоит менее 500 граждан, то понадобится 1 работник, выполняющий обязанности по совместительству;

- от 500 до 2000 граждан — 1 освобожденный от другого функционала работник;

- от 2000 до 4000 граждан — 2 освобожденных от другого функционала работника;

- более 4000 граждан — по 1 работнику на каждые 3000 граждан сверх 4000.

Для расчетов за основу берут число подлежащих воинскому учету работников по состоянию на 31 декабря прошлого года.

Если задачи воинского учета передать на аутсорс — не придется выделять сотрудников в штате или нанимать новых. Содержание и стоимость услуги стоит уточнить у компании, которой планируете передать этот функционал — так вы сможете оценить, насколько выгоден аутсорсинг в вашем случае.

В тарифах на обслуживание нет абонентской платы: клиент оплачивает услуги только тогда, когда есть задачи по воинскому учету. В итоге стоимость аутсорсинга выходит ниже, чем регулярная доплата сотруднику за совмещение должностей. Другое решение — передать на аутсорс все кадровое делопроизводство. Воинский учет — часть кадрового делопроизводства, поэтому в таком случае небольшая компания может и вовсе обойтись без кадрового сотрудника в штате.

Какие документы должны вести в организации?

В компании должен быть такой комплект документов:

- приказ об организации воинского учета граждан — издают при постановке на учет в военкомате и обновляют перед началом каждого календарного года;

- план работы по ведению воинского учета — разрабатывают при постановке на учет в военкомате и перед началом каждого года;

- личные карточки по форме 10 на сотрудников, подлежащих воинскому учету, в бумажном и электронном виде;

- журнал проверок ведения воинского учета и бронирования граждан;

- расписки в приеме от работников документов воинского учета;

- другие документы по требованию военных комиссариатов.

Этапы постановки компании на воинский учет.

Шаг 1 — подготовить комплект документов для постановки на воинский учет.
Для этого понадобятся копии учредительных документов, карточка организации по форме 18 и проект приказа об организации воинского учета. Проект приказа нужно согласовать с военкоматом до утверждения документа — у разных комиссариатов требования могут отличаться.

Шаг 2 — составить план работы по воинскому учету.
Первый план разрабатывают перед постановкой на учет, утверждают у руководителя и согласовывают с военкоматом. В дальнейшем такой план нужно будет составлять каждый год.

Шаг 3 — назначить ответственных за воинский учет.
Прописать ответственных за воинский учет нужно в положении и приказе о воинском учете в организации. Их кандидатуру должен согласовать военкомат.

Шаг 4 — обратиться в военкомат по месту регистрации компании.
На этом этапе компанию ставят на воинский учет в военкомат. Военные комиссары должны согласовать проект приказа об организации воинского учета, план работ по ведению воинского учета, кандидатуры сотрудников, ответственных за воинский учет. После подачи документов, военный комиссар выдаст справку о постановке организации на воинский учет.

Как вести регулярный воинский учет?

После постановки компании на воинский учет, ответственным за него сотрудникам предстоит делать комплекс регулярных задач:

- вести отдельное делопроизводство по воинскому учету;

- вносить в журнал проверок воинского учета информацию о проверках военкомата;

- составлять ежегодные планы работ по воинскому учету и согласовывать с военкоматом;

- заполнять и актуализировать карточки на сотрудников, подлежащих воинскому учету;

- минимум раз в год проводить сверку данных с военкоматом;

- представлять отчетности в военкомат и другие сведения по запросу военных комиссаров;

- сообщать сотрудникам, если на них пришла повестка.

Как отчитываться в военкомат?

Организации обязаны передавать в военкомат сведения как в форме регулярной отчетности, так и по запросу военных комиссаров. По новым правилам у компаний сократилось время на представление сведений: теперь об уклонистах нужно сообщать в течение трех рабочих дней с момента, когда работодателю стало известно об уклонении от постановки на воинский учет, а об изменении сведений, необходимых для воинского учета, — в течение пяти дней с даты их изменения. На предоставление остальных сведений по запросу комиссариата срок остался прежним — на это отводится две недели.

Кто контролирует ведение воинского учета?

Ведение воинского учета контролируют органы управления ВС РФ, военкоматы и органы местного самоуправления. Если в компании больше 500 сотрудников, проверка будет ежегодной. Если 500 и меньше — не реже одного раза в три года.

План проверок на следующий год контролеры сообщают до 31 декабря текущего года. За пять дней до проверки организация получит уведомление.

Контролеры проверяют:

- нет ли сотрудников, в отношении которых не ведут воинский учет, хотя должны;

- достоверны ли сведения в карточках граждан, подлежащих воинскому учету;

- как организовано исполнение гражданами обязанностей по воинскому учету.

Дела о нарушениях воинского учета также рассматривают военные комиссары.

Что будет, если не соблюдать правила воинского учета?

За нарушения в области воинского учета предусмотрена административная ответственность. При систематических нарушениях и большом штате сотрудников суммарный штраф может оказаться значительным. Такой риск есть — частичная мобилизация в 2022 году выявила пробелы в законодательстве о воинском учете, поэтому нормы дополняются и будут меняться еще не раз. Кадровый сотрудник, не погруженный в эту сферу, может упустить новшества.